Чек-листы

Чек-листы

Рассказываем, что такое чек-листы. Объясняем отличительные черты чек-листов и для чего нужны чек-листы? Показываем, как разработать чек-лист.

Содержание скрыть
1 Чек-листы и их суть
1.1 Отличительные черты чек-листов
2 Как разработать чек-лист?
2.1 Для чего нужны чек-листы?
2.2 Разработка чек листа
3 Образцы чек-листов

Чек-листы и их суть

Чек-лист — это контрольные списки необходимых действий, с которым в процессе работы должен сверяться весь коллектив сотрудников.

Чек-листы можно применять практически везде: в образовании, медицине, в строительстве и т.п. Темы чек листов могут быть достаточно разнообразными.

Основные задачи чек-листов следующие:

  1. Фиксация пунктов, обязательных для выполнения.
  2. Фиксация ответственности – за тот или иной пункт могут отвечать разные сотрудники.
  3. Удобный контроль за выполнением сотрудниками их обязанностей.

Хороший чек-лист может масштабироваться и меняться. Не существует каких-либо универсальных списков задач, поскольку каждый бизнес индивидуален. Если использование чек-листа в текущем виде не помогает улучшить качество работы, то его нужно исправить и дополнить (либо, наоборот, сократить).

Отличительные черты чек-листов

В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом?

  • To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.
  • Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.
  • А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки. Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.

Как разработать чек-лист?

Для чего нужны чек-листы?

  • Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).
  • Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.
  • Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует определенным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.
  • Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.

Разработка чек листа 

Как правильно составлять и использовать чек-листы в разных областях деятельности, чтобы быстро и эффективно справляться со сложными задачами?

  1. Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.
  2. Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.
  3. Структурировать информацию.Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.
  4. Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.
  5. Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.
  6. Стараться сделать чек-лист универсальным.То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.

Образцы чек-листов